FAQ

QUALIOPI est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) selon le Référentiel National Qualité.

QUALIOPI est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) selon le Référentiel National Qualité.

La certification est délivrée par un organisme certificateur. L’auditeur se déplace sur site pour vérifier l’application des dispositions prévues par l’organisme de formation.

Cidées Certification est accrédité par le COFRAC à certifier les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) conformément aux exigences du Référentiel National Qualité.

Les textes réglementaires relatifs à la certification sont présentés sur les pages Certification Qualiopi et Documents à télécharger.

La certification est obligatoire pour les organismes qui veulent bénéficier des fonds mutualisés ou publics (OPCO, Pôle Emploi, Régions, Etat, Caisse des dépôts et consignations, AGEFIPH…).

En revanche, si vous facturez directement vos clients qui règlent les formations sur leurs fonds propres, vous n’avez pas d’obligation d’être certifié.

L’audit Qualiopi consiste à vérifier la conformité des dispositions mises en place par un prestataire d’action concourant au développement de compétences (OPAC) pour répondre aux exigences du référentiel national qualité qui lui sont applicables parmi les 7 critères et 32 indicateurs.

Un audit Qualiopi est une analyse objective par un auditeur des éléments, des faits, des preuves établies. Celui-ci se base uniquement sur les documents présentés, les entretiens et les observations le jour de l’audit. L’auditeur procède à un échantillonnage de ces éléments qui est suffisamment représentatif pour établir un rapport et le transmettre au comité de certification, qui statuera sur l’obtention de la certification Qualiopi.

Nos auditeurs sont bienveillants et gardent leur posture d’impartialité, d’objectivité… Ils ont l’expérience pour instaurer un climat d’échange professionnel et de confiance.

Non, Qualiopi doit couvrir impérativement l’ensemble des actions concourants au développement des compétences dispensées par l’OPAC, qu’elles soient financées par des fonds publics ou non. De même, il n’est pas possible d’exclure un site de votre périmètre de certification.

Il faut disposer d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). C’est la seule condition.

Si vous n’avez pas de NDA, il faut le demander auprès du Préfet de région compétent – service régional de contrôle de la formation et politique des titres professionnels de la DREETS (ex-DIRECCTE).

Le tarif, pour un organisme de formation monosite avec un chiffre d’affaires de moins de 150 000 €, est d’environ de 1 750 € H.T pour un cycle de certification de 3 ans. Pour obtenir un devis précis et adapté à votre situation, demandez votre dossier de candidature !

Dès réception de votre dossier de candidature complet, il est étudié par le comité de certification. Un devis vous est proposé. Dès acceptation de votre part, un auditeur est affecté et vous fixez avec lui les dates de certification qui vous conviennent.

Aujourd’hui, la plateforme Datadock référence entre 30 000 et 40 000 organismes de formation. Celle-ci reposait sur un fonctionnement déclaratif de production de documents pour chaque critère. Pour bénéficier des fonds formations, le référencement Datadock d’un organisme suffit jusqu’au 31 décembre 2021, Qualiopi prendra ensuite le relais.

Les labels et certificats reconnus par le CNEFOP ne permettront plus d’obtenir les fonds de financements publics et/ou mutualisés après le 31 Décembre 2021. Vous devrez donc être certifiés Qualiopi.

La bonne nouvelle, c’est qu’en tant qu’organisme disposant d’un certificat ou label reconnu CNEFOP, la durée de votre audit initial de certification QUALIOPI sera aménagée (ce qui n’est pas le cas avec Datadock). L’audit portera uniquement sur les indicateurs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 et les indicateurs spécifiques.

Un pré-audit peut être organisé en amont de l’audit de certification. Il s’agit d’effectuer une évaluation factuelle de l’état de préparation de l’organisme au regard des critères du référentiel national, en décelant des écarts éventuels sans préconiser les solutions pour les résoudre, ni suivre leur résolution. En aucun cas, Cidées Certification ne pourra vous apporter un conseil ou vous accompagner pour la levée des écarts détectés.

Non, Cidées Certification n’est pas un organisme de conseil. Notre unique vocation est de vous proposer la certification.

Le préambule du Guide de lecture définit comme nouvel entrant, un prestataire dont l’activité vient de démarrer.

Les indicateurs 2 3 11 13 14 19 22 24 25 26 32 reprennent cette notion et demandent globalement aux nouveaux entrants de disposer des outils formalisés permettant de répondre à l’indicateur. Leur mise en œuvre sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.

Votre certification est rattachée à votre numéro de déclaration d’activité. Tant que votre numéro est actif, votre certificat est actif.

Attention, en tant qu’organisme de formation, vous devez établir chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) de votre activité. A défaut de le transmettre à la DREETS (ex-Direccte), votre déclaration d’activité devient caduque. Et donc votre certificat aussi.

Le CFA sera titulaire de la certification qualité. Il devra s’assurer que les critères qualité soient respectés au sein du ou des établissements d’enseignement (L.6233-1 du Code du travail) porteurs de l’UFA. En tant qu’UFA, vous ne devez pas déclarer l’apprentissage dans votre dossier de candidature.

Les établissements d’enseignement supérieur publics accrédités conformément à l’article L. 613-1 du code de l’éducation après évaluation par le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur ou après une évaluation dont les procédures ont été validées par celui-ci ainsi que les établissements d’enseignement supérieur privés évalués par le comité consultatif pour l’enseignement supérieur privé mentionné à l’article L. 732-1 du même code et ceux évalués par la commission mentionnée à l’article L. 642-3 dudit code sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification mentionnée à l’article L. 6316-1 du présent code.

NON, ils ne peuvent utiliser la marque Qualiopi, délivrée par les seuls certificateurs COFRAC et instances de labellisation reconnues par France compétences.

Il faut respecter les 3 documents suivants (qui vous ont été envoyés avec votre certificat et disponibles sur la page Documents à télécharger).

  • Règlement d’usage de la marque QUALIOPI
  • Charte d’usage marque Qualiopi
  • Charte graphique Qualiopi

En particulier, il ne faut pas oublier d’utiliser la marque AVEC la phrase « La certification a été délivrée au titre de la catégorie d’action… ».

Concernant les documents sur lesquels on peut apposer la marque :

Possibilité de mettre la marque QUALIOPI

Impossibilité de mettre la marque QUALIOPI

Documents institutionnels

Site Web

Contrats vacataires et sous-traitants

Supports Kakemono institutionnels

Signatures d’e-mails

Mailing prospect

Courrier à en-tête

Programmes de formation

Devis

Conventions

Convocations

Feuilles d’émargement

Attestations de fin de formation

Factures

En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, Cidées Certification notifie à l’Organisme les manquements avérés et le met en demeure de se mettre en conformité dans un délai de 30 jours calendaires. À défaut de mise en conformité, Cidées Certification se doit de procéder à la suspension, au retrait ou au non-renouvellement de la certification.

Tout prestataire souhaitant certifier une nouvelle catégorie d’actions de formation, en sus de la ou des catégories déjà certifiée(s) effectue la demande en remplissant un nouveau dossier de candidature et en cochant la case « Demande d’extension ».

Cette demande d’extension du périmètre du certificat peut être réalisée à tout moment dans le cycle de certification.

La demande d’extension est examinée et validée par le Comité de Certification.

Un avenant au contrat de certification est établi. Un audit d’extension sur site lié au périmètre de l’extension est déclenché. Il peut, ou non, être groupé avec l’audit de surveillance.

Un audit d’extension ne peut pas être aménagé, même si vous êtes détenteur d’une certification ou labellisation reconnue par le CNEFOP.

En cas de décision favorable, le périmètre de certification est mis à jour sur le certificat sans changement de la date de fin de validité. Le plan d’audit (contenu de l’audit, durée…) pour les audits suivants tient compte de l’extension du champ de la certification.

Vous êtes dans l’obligation de faire certifier ce nouveau site. Pour cela, vous devez demander à Cidées Certification un dossier de candidature et cocher la case « Demande d’extension ».

Cette demande d’extension du périmètre du certificat peut être réalisée à tout moment dans le cycle de certification.

La demande d’extension est examinée et validée par le Comité de Certification.

Un avenant au contrat de certification est établi. Un audit d’extension sur site lié au périmètre de l’extension est déclenché.

En cas de décision favorable, le périmètre de certification est mis à jour sur le certificat sans changement de la date de fin de validité. Le plan d’audit (contenu de l’audit, durée…) pour les audits suivants tient compte de l’extension du champ de la certification.

L’audit de surveillance permet d’assurer le maintien du certificat pendant sa durée de validité en vérifiant que le référentiel national est toujours appliqué.

Environ 3 mois avant l’audit de surveillance, une revue de contrat est réalisée téléphoniquement par l’assistante administrative et commerciale avec l’Organisme, pour s’assurer de l’exactitude des données d’entrée fournies lors de l’établissement de l’offre initiale et évaluer les modifications éventuelles.

Si l’audit initial a été réalisé sur site, l’audit de surveillance se déroule à distance dans la très grande majorité des cas.

L’échantillonnage des actions de formation est fait en privilégiant les nouvelles formations et/ou les formations non auditées à l’audit précédent.

L’auditeur audite l’ensemble des indicateurs applicables et vérifie le bon usage de la marque QUALIOPI. Une vigilance particulière est portée aux indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités lors de l’audit précédent.

Si une non-conformité mineure de l’audit précédent n’est pas soldée, elle devient OBLIGATOIREMENT Majeure.

Vous devez demander à Cidées Certification un dossier de candidature et cocher la case « transfert de certificat ».

Après étude du dossier de candidature, Cidées Certification demande à l’ancien organisme certificateur de lui transmettre sous un délai de quinze jours une copie du certificat émis, un dossier détaillant les non-conformités détectées et le plan d’action associé pour y remédier.

Le processus de transfert consiste généralement en un examen de la documentation et des informations accompagnant le dossier de candidature par le Comité de Certification :

  • Vérification que les activités certifiées de l’organisme entrent dans le cadre de la portée de l’accréditation de Cidées Certification.
  • Analyse des motifs de souhait du transfert par l’organisme.
  • Vérification de la validité de la certification en cours (accréditation, authenticité, durée, étendue des activités couvertes pour le site ou les sites).
  • Analyse des derniers rapports d’audit, des rapports ultérieurs de surveillance et de toute non-conformité en suspens résultant de ces derniers.
  • Vérification de l’absence de non-conformités en suspens.
  • Réclamations reçues et actions entreprises.
  • Etat d’avancée dans le cycle de certification en cours.

Le transfert est refusé lorsque la certification a été suspendue ou menacée de suspension.

La décision de transfert est prise sous 30 jours :

  • Refus de la reprise de certification, motivé par écrit à l’organisme
  • Mise en attente du dossier : Si les informations et la documentation ne suffisent pas pour accorder la certification accréditée, une visite sur site est organisée.
  • Si l’examen de transfert et/ou la visite de transfert ne mettent en évidence aucun problème majeur, Cidées Certification délivre un certificat, dont la date d’expiration est identique à celle du certificat remplacé. Les audits de surveillance sont organisés conformément à la procédure

Pour les renouvellements, c’est la date d’expiration du précédent certificat qui est prise en compte.

Avant chaque audit de renouvellement, un nouveau dossier de candidature et un nouveau contrat de certification sont établis.

L’audit de renouvellement est déclenché environ 5 mois avant l’expiration du Certificat afin de permettre à l’Organisme de lever les éventuels écarts qui seraient détectés lors de cet audit avant l’expiration du certificat précédent.

L’audit de renouvellement se déroule comme un audit initial.

En cas de décision favorable, la nouvelle décision de certification prend effet le lendemain de la date d’échéance du précédent certificat.

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